Catalogando su colección de monedas

Una de las características que diferencian a los "coleccionistas de monedas" de los "acumuladores de monedas" es que se ven obligados a catalogar sus colecciones de monedas. Mantener un registro escrito en forma de catálogo es un aspecto importante de la recolección de monedas. No solo le da la capacidad de ver lo que posee actualmente, sino también la capacidad de trazar sus futuras metas de recolección de monedas para que adquiera las monedas necesarias para su colección.

Un catálogo bien guardado y mantenido de su colección de monedas se beneficiará no solo a usted sino también a sus herederos en el futuro.

Importancia de la catalogación

La importancia de catalogar su colección de monedas no puede ser más enfatizada. Como me dijo una vez un veterano coleccionista de monedas: "Solo somos administradores de estas obras de arte en miniatura. No las llevaremos con nosotros cuando dejemos esta tierra, por lo tanto, debemos preservarlas para las generaciones futuras". Una colección de monedas debidamente catalogada facilitará que sus herederos liquiden su colección de monedas si no quieren guardarla por sí mismos.

Su catálogo de colección de monedas debe detallar exactamente lo que está contenido en su colección, lo que pagó y quizás lo que vale hoy. Esto asegurará que sus herederos no sean estafados cuando vayan a vender su colección de monedas porque tendrán una idea de su valor aproximado.

Además, también hay implicaciones legales.

El IRS requiere registros que respalden la información de compra y venta de cada una de sus monedas para fines impositivos. Cuando usted o sus herederos vayan a vender una moneda, si no se registra el precio o el valor de compra original, el IRS asumirá que cualquier monto superior al valor nominal es ganancia y puede estar sujeto a impuestos.

Es apropiado registrar cualquier moneda recibida como regalo al valor de mercado actual a efectos fiscales. Aunque no soy un contador fiscal o un asesor fiscal, estas pautas me han servido bien a lo largo de los años.

Maneras de catalogar colecciones de monedas

Hay muchas formas diferentes de catalogar su colección de monedas. Algunas personas optan por registrar sus transacciones de cobro de moneda en 3 x 5 cartas almacenadas en una caja de cigarros. Otros usan sofisticados programas informáticos que interactúan con bases de datos de recolección de monedas para fines de valoración. No existe una única forma única de catalogar su colección. Debe seleccionar el método que le proporcione la información que necesita y una que le resulte cómodo utilizar. A continuación se enumeran algunas de las metodologías más comunes que las personas utilizan para catalogar sus colecciones de monedas.

1. Cuaderno

Una espiral simple o un cuaderno de tres anillos puede hacer el trabajo de manera muy efectiva para una pequeña colección de monedas. Armado con una regla y un bolígrafo, puede hacer columnas para ingresar la información que necesita rastrear. Puede ser tan creativo como desee y rastrear la cantidad de información que desee, pero la siguiente es una lista de la información básica que debe registrarse para todas las monedas:

• País
• Año
• Mintmark
• Variedad

• Denominación o tipo
• Grado
• Cantidad (es decir, "50" por una tirada de centavos)
• Fecha de compra
• Precio de compra
• Fecha de venta
• Precio de venta

2. Lista de verificación

Otra forma de catalogar su colección de monedas mientras planifica simultáneamente qué monedas le gustaría adquirir es utilizar una lista de verificación para recolectar monedas. A diferencia de una libreta, que es de forma libre y no proporciona información inicial, las listas de verificación están organizadas por tipo, denominación, año y marca de ceca para cada serie de monedas de los Estados Unidos.

Desafortunadamente, algunos de estos no contienen la información que necesitaría proporcionar a sus herederos o al IRS cuando llega el momento de vender sus monedas. Esta información debe agregarse si su lista de verificación no proporciona un área para registrar esta información. Whitman Publishing tiene el Libro rojo oficial: lista de verificación y libro de registro de monedas de Estados Unidos y Canadá.

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3. Hoja de cálculo

Si tiene acceso a una computadora y un programa de hoja de cálculo simple (como el Excel de Microsoft), puede usarlo para realizar un seguimiento de su colección de monedas y toda su información de compra y venta. Esto facilita agregar y eliminar líneas, ordenar su colección y la capacidad de calcular al instante el valor total de su colección de monedas. Además, puede decidir rastrear información adicional que otras personas pueden no estar interesadas en rastrear. Puede hacer esto simplemente agregando una columna a su hoja de cálculo.

Puede crear pestañas para cada una de sus carpetas de moneda, álbumes, colecciones, etc. Asigne a cada ficha el mismo título que su colección. Esto hará que sea más fácil para tus herederos emparejar tu álbum de monedas con la hoja de cálculo que detalla lo que hay dentro de ella. Por ejemplo, si tiene un álbum Dansco Peace Silver Dollar, le recomendamos que nombre su pestaña "Dansco Peace Silver Dollars".

Dentro de cada pestaña puede realizar un seguimiento de la información que es importante para identificar y catalogar su colección. Dicha información debe incluir:

• Año
• Mintmark
• Variedad
• Denominación o tipo
• Grado
• Cantidad (es decir, "50" por una tirada de centavos)
• Fecha de compra
• Precio de compra
• Fecha de venta
• Precio de venta

Puede agregar totales acumulados en la parte superior o inferior de las columnas individuales para realizar un seguimiento del valor total de su colección para esa hoja. Yo recomendaría poner los totales en la parte superior de las columnas para que cuando agregue elementos a su colección en la parte inferior de la hoja de cálculo no sobrescriba las funciones de totales en esa celda en particular.

4. Software

La cuarta opción, y la mejor opción, es comprar software escrito específicamente para coleccionistas de monedas. Hay muchas opciones diferentes para el software de catalogación de monedas en el mercado actual. Algunos son gratuitos, algunos tienen un precio muy bajo ($ 20- $ 30) y otros son un poco más caros.

Mi experiencia en software me ha enseñado que obtienes lo que pagas. Lo que debe buscar en el software de catalogación de monedas: facilidad de uso, pantallas intuitivas, la capacidad de organizar sus colecciones de la forma que desee, la descarga de información actual sobre precios y la valoración automática de su colección de monedas a los precios actuales del mercado. La última y más importante característica que debe buscar es una versión de prueba completamente funcional o una garantía de devolución de dinero si no está satisfecho con su compra.

De los coleccionistas con los que he hablado a lo largo de los años, hay tres desarrolladores principales de software de recolección de monedas. Son:

• Collector's Assistant por Carlisle Development
• Cambio Exacto por Software Wild Man
• Coin Elite por Trove Software

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